Wet AVG, privacy beleid Zij-Actief Bocholtz

Hieronder is het privacy beleid van Zij-Actief Bocholtz, in het kader van de nieuwe AVG wet, weergegeven. In de bijlage (klik rechts in deze pagina op de documenten) is ook het protocol van Zij-Actief Limburg opgenomen.

Wet AVG, nieuwe privacy wet,  Privacy beleid Zij- Actief Bocholtz.

In dit privacy beleid willen wij heldere en duidelijke informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij willen de privacy waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. Wij als vereniging hebben alleen gegevens nodig die daadwerkelijk nodig zijn de gewone persoonsgegevens.

Wij beschikken over de volgende persoonsgegevens in onze ledenadministratie

-          Naam, meisjesnaam, initialen en roepnaam.

-          Geboortedatum

-          Adres, postcode, woonplaats en land

-          Lidnummer

-          Lid sinds

-          Telefoonnummer/mobiel/Emailadres.

 

Deze persoonsgegevens hebben wij nodig willen wij kunnen communiceren over bijeenkomsten en activiteiten en uitvoeren van activiteiten  zoals  jubilarissen dag, kaartje sturen van werkgroep bezoekje bij ziekte van een lid , kaartje en bezoekje voor kroonjarigen van de vereniging en rondbrengen nieuwsbrief voor activiteit met een inschrijving.

De bestuursleden, de contactpersoon van de werkgroep bezoekjes en onze “postbode” hebben een ledenlijst met de NAW gegevens, de geboortedatum, lid sinds en telefoonnummer.

Tevens  geven wij deze gegevens door aan Zij-Actief Limburg. Zij geven in het protocol ( zie bijlage) heldere en transparante informatie weer hoe zij omgaan met de persoonsgegevens  (verstrekking aan derden, bewaartermijn, beveiliging, rechten omtrent uw gegevens, klachten, contactgegevens ). Wij als afdeling hoeven dus geen eigen versie te maken.

Welke stappen hebben wij ondernomen

1.      Alle leden gewezen op (via weekblad en nieuwsbrief) Pricacy beleid  op onze website. Nieuwe aanmeldingsformulier is eveneens te vinden op de website.

2.      De persoonsgegevens worden beheerd door die personen die daarvoor gemachtigd zijn. Sterke wachtwoorden zijn aanwezig.

De gegevens van de leden zijn verwerkt in een gemeenschappelijk programma en dit programma wordt gebruikt door alle afdelingen en het servicebureau. De afdelingen hebben alleen toegang tot leden van hun eigen afdeling. Hiervoor is per afdeling één gebruiker aangewezen en wel de secretaris. Deze zorgt ook voor de notulen en het huishoudelijk reglement van de afdeling. De beveiliging van de ledenadministratie is een verantwoordelijkheid van het servicebureau.

De papieren persoonsgegevens zoals oude ledenlijsten worden afgesloten bewaard door de secretaris.

Wij als afdeling hebben geen verwerkersovereenkomsten. ZijActief Limburg wel.

3.      Wanneer wij email sturen naar leden over een activiteit  dan plaatsen wij het emailadres BBC.

Soms is het noodzakelijk om lijsten te maken met gegevens van leden. Het beschikbaar stellen van deze lijsten aan mensen binnen de afdeling  is toegestaan voor zover het nodig is voor het functioneren van de afdeling.  De (bestuurs) leden gaan zorgvuldig om met de gegevens die zij ontvangen. Na gebruik worden deze lijsten vernietigd.

4.      Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Zij-Actief Limburg of de afdeling kunnen leden terecht bij het servicebureau of de afdeling.

Mocht er een data lek ontstaan dan is de afdeling verantwoordelijk en verplicht dat zo snel mogelijk te melden bij het servicebureau. Zijactief Limburg heeft een aandachtsfunctionaris AVG die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. Deze is te bereiken via sdevlieger@zijactieflimburg.nl of 0475-381759.

 

Foto´s

Op de website is een menuknop ´foto’s´. Zij actief Limburg gaat onderzoeken ( juni 2018) hoe wij dit kunnen aanpassen om te voldoen aan de AVG.

 

Huidige gegevens/toestemming.

Het met terugwerkende kracht vragen van toestemming is niet nodig. De afdeling en het servicebureau  gebruiken die gegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, namelijk het functioneren van de vereniging.

 

Informeren leden.

De leden moeten geïnformeerd worden hoe de vereniging om gaat met de persoonsgegevens. De AVG schrijft dit voor. Zij-Actief Limburg doet dit door in de ledenkrant Zij&ZO van september 2018 een bericht te plaatsen. Alle leden worden zo op de hoogte gesteld. Verder zet Zij-Actief Limburg een nieuwsbericht op de website met meer informatie en een verwijzing naar het Privacy Beleid. Wij als afdeling voldoen daarmee ook aan de informatieplicht.

 

Bestuur Zij-Actief Bocholtz

 

Ga terug